En tant que professionnelle des ressources humaines, l'une des problématiques les plus récurrentes que je rencontre est la gestion des priorités. Entre les urgences à traiter, les projets de transformation à mener et les questions stratégiques à anticiper, il est parfois facile de se sentir submergé(e). C'est dans ce contexte que la matrice Eisenhower se révèle être un outil formidablement efficace. Connue pour sa simplicité, elle permet de canaliser ses efforts en fonction de ce qui est véritablement important et urgent, et c'est exactement ce dont nous avons besoin dans le secteur des RH, où les sollicitations sont multiples et variées.
Qu'est-ce que la matrice Eisenhower ?
Inventée par Dwight D. Eisenhower, ancien président des États-Unis et général durant la Seconde Guerre mondiale, cette matrice repose sur un principe fondamental : savoir distinguer l'urgent de l'important. Elle se présente sous forme d'un tableau divisé en quatre quadrants qui répartissent les tâches selon deux critères.
| Urgent | Non-urgent | |
|---|---|---|
| Important | À faire immédiatement | À planifier |
| Non-important | À déléguer | À éliminer |
L'idée centrale est de prioriser nos tâches en tenant compte de leur importance stratégique et de leur caractère urgent, ce qui permet de prendre des décisions éclairées et de se concentrer sur ce qui mérite réellement notre attention.
Pourquoi appliquer la matrice Eisenhower aux ressources humaines ?
Les ressources humaines sont un domaine où l'urgence et l'importance sont souvent confondues. Une demande de recrutement de la part d'un manager peut être perçue comme urgente mais est-elle réellement importante si le poste en question n'est pas stratégique ? Les RH évoluent constamment entre des tâches administratives, des situations de crise et des projets à long terme. La matrice Eisenhower offre un cadre pour mieux naviguer dans cet environnement complexe.
Voici quelques exemples concrets :
- Important et urgent : Gérer un conflit ayant un impact direct sur la productivité de l'équipe.
- Important mais non-urgent : Concevoir un plan stratégique de développement des compétences pour l'année à venir.
- Non-important mais urgent : Traiter un courriel non critique ou une tâche administrative qui peut être déléguée.
- Non-important et non-urgent : Participer à une réunion futile ou répondre à une sollicitation superflue.
Comment l'utiliser au quotidien dans les RH ?
Pour tirer parti de la matrice Eisenhower dans notre travail quotidien, voici les étapes que je préconise :
Recenser toutes vos tâches
Lorsque je commence ma journée, j'aime consacrer quelques minutes à l'identification de toutes les tâches à accomplir. Je liste tout : des entretiens de recrutement, aux projets stratégiques, en passant par les e-mails et les tâches administratives récurrentes.
Classer les tâches dans le bon quadrant
Ensuite, je prends ma liste et je classe chaque tâche dans l'un des quatre quadrants. Par exemple, une DRH m'a récemment expliqué comment elle utilisait la matrice pour organiser les one-to-one de son équipe, plaçant ceux-ci dans le quadrant "important, mais non urgent". De cette manière, elle s'assurait de ne pas les négliger tout en leur donnant la priorité à d'autres moments stratégiquement opportuns.
Passer à l'exécution
Une fois les tâches classées, je m'attaque immédiatement à celles situées dans le quadrant "important et urgent". Je prévois du temps dans mon agenda pour les activités "importantes mais non urgentes", et je délègue ou élimine celles appartenant aux deux autres catégories.
Les avantages de cette approche dans le management RH
En appliquant cette méthode, les avantages deviennent très vite apparents. Voici ce que j'ai observé :
- Une meilleure gestion du temps : Les journées ne se transforment plus en une succession de missions "urgentes". Je me concentre sur ce qui a véritablement de la valeur.
- Un gain en sérénité : Faire le tri entre l'urgent et l'important apporte énormément de clarté et permet de réduire le stress.
- Des décisions stratégiques : Les RH jouent un rôle clé dans la transformation des entreprises. Consacrer du temps aux aspects stratégiques de notre métier garantit des résultats à long terme.
- Une valorisation des équipes : Déléguer les tâches non essentielles est l'occasion de développer les compétences des collaborateurs. Par exemple, confier le suivi administratif d'un recrutement à un(e) assistant(e) RH permet de libérer du temps pour se concentrer sur l'expérience candidat.
Quelques outils pour intégrer la matrice au quotidien
Pour ma part, j'utilise souvent des outils numériques pour intégrer la matrice Eisenhower à mon organisation. Des applications comme Trello, Notion ou encore Microsoft To-Do permettent de structurer ses tâches en créant des tableaux qui reprennent les quatre quadrants de la matrice. Si vous êtes davantage adepte du papier, un simple carnet ou un tableau blanc peut très bien faire l'affaire !
Le tout est d'en faire une habitude. En consacrant quelques minutes chaque jour à organiser mes priorités, je gagne une clarté et une efficacité qui me permettent de répondre aux défis exigeants du monde des RH.
