L'onboarding, ou l'intégration des nouveaux collaborateurs, est une étape cruciale trop souvent sous-estimée dans les entreprises. Et pourtant, c'est bien ici que tout commence : la manière dont un(e) salarié(e) est accueilli(e) au sein d'une organisation peut déterminer son engagement à court et long terme. Oui, vous avez bien compris. Sa première journée, sa première semaine, voire ses premiers mois, posent les bases de la qualité de sa future collaboration avec votre entreprise. Mais comment mettre en place un processus d'onboarding efficace et engageant ? Aujourd'hui sur RH Actu, je vais vous dévoiler quelques secrets.
Créer des connexions humaines dès le départ
Un bon onboarding commence bien avant le premier jour. Dès que le contrat est signé, il est important d'établir une connexion humaine. C'est ce qu'on appelle le preboarding. Ici, il ne s'agit pas de noyer le nouveau collaborateur sous une avalanche de paperasse, mais plutôt de lui transmettre des informations utiles et rassurantes.
Par exemple, partagez un guide pratique sur l'entreprise : les codes, les valeurs, les traditions ou même des recommandations personnelles, comme les bons restaurants autour du bureau. Certaines entreprises, comme Doctolib, envoient même une petite attention (une lettre ou un kit de bienvenue) avant le jour J. Cela peut paraître anodin, mais croyez-moi, ce genre d'attention joue un rôle énorme dans la perception initiale qu'aura une personne de votre organisation.
Préparer un premier jour mémorable
Le premier jour est LE moment où vous marquez les esprits. Il est essentiel de rendre cette journée agréable et fluide, loin des clichés de l'ordinateur qui n'est pas prêt ou des formulaires qui s'accumulent.
Voici quelques éléments essentiels pour réussir cette étape :
- Préparer le poste de travail, qu'il s'agisse d'un bureau physique ou d'un ordinateur configuré à distance pour un télétravailleur.
- Planifier une visite des lieux ou une présentation des outils digitaux utilisés par l'entreprise.
- Organiser un déjeuner d'équipe pour favoriser les premières interactions informelles.
- Nommer un parrain ou un mentor qui pourra guider le nouveau salarié.
Des entreprises comme Google ou Salesforce ont mis en place des processus d'accueil hyper personnalisés, qui incluent des présentations collaboratives, des activités brise-glace et même des événements en ligne ludiques pour intégrer les nouveaux arrivants en télétravail.
Personnaliser le parcours d'intégration
Un onboarding réussi ne s'arrête pas après le premier jour; il doit durer plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Pourquoi cette longueur ? Parce qu'il faut du temps pour s'adapter à une nouvelle culture d'entreprise, construire des relations et atteindre un niveau de performance optimal.
Pour cela, il est judicieux de créer un parcours d'intégration sur mesure, adapté aux rôles et aux besoins des nouveaux collaborateurs. Voici quelques suggestions pour personnaliser leur expérience :
- Planifiez des sessions régulières avec le manager direct pour faire le point sur les attentes et les premières impressions.
- Offrez des formations spécifiques liées au poste (techniques, outils, soft skills, etc.).
- Encouragez les interactions transversales en organisant des rencontres avec d'autres équipes afin de renforcer les liens au sein de l'organisation.
- Utilisez des outils digitaux comme Slack ou Trello pour structurer les étapes du parcours et maintenir un suivi clair.
Un exemple inspirant ? Chez Airbnb, le parcours d'intégration est surnommé "l'engagement des 90 jours". Pendant cette période, chaque nouveau collaborateur suit un programme précis, se familiarise avec la culture interne et participe à des projets qui lui permettent de contribuer dès le départ.
Impliquer les équipes pour une intégration collective
L'onboarding n'est pas seulement la mission des RH. Toute l'équipe, voire toute l'entreprise, doit être impliquée. Pourquoi ? Parce qu'un nouvel arrivant a besoin de ressentir qu'il ou elle intègre un collectif vivant et chaleureux, et pas seulement une place vacante à remplir.
Pour ce faire :
- Communiquez en interne sur l'arrivée de la nouvelle recrue, que ce soit via une newsletter, une réunion ou même un post sur votre intranet.
- Encouragez les interactions spontanées, par exemple en organisant des cafés ou des déjeuners informels.
- Assurez-vous que les membres de l'équipe aient tous une responsabilité dans l'intégration (démonstration d'outils, présentation de projets, etc.).
J'ai été touchée lorsque, dans mon ancienne entreprise, chaque nouvelle recrue recevait une carte signée par l'équipe avec un petit mot de bienvenue. Ce geste ne coûte pas grand-chose, mais il crée une réelle chaleur humaine.
Enrichir l'expérience grâce au feedback
Enfin, comme dans tout processus RH, il est essentiel d'évaluer et d'améliorer son onboarding. Prenez régulièrement le pouls des nouveaux collaborateurs à travers des sondages, des entretiens ou des retours spontanés.
Par exemple, posez des questions comme :
- Ressentez-vous que vos attentes correspondent à la réalité du poste ?
- Quels aspects de l'organisation sont encore flous pour vous ?
- Quels changements apporteriez-vous au processus d'onboarding ?
Appliquer ces retours vous permettra non seulement d'affiner vos pratiques, mais aussi de montrer à vos équipes que leur opinion compte. Cela crée un cercle vertueux où chacun est acteur de l'amélioration des pratiques RH.
En conclusion, l'onboarding n'est pas seulement une formalité administrative ; c'est une opportunité stratégique de montrer votre culture, vos valeurs et votre engagement envers vos talents. À vous de jouer pour transformer la première journée de vos collaborateurs en véritable tremplin vers une collaboration fructueuse !
